Değerli Meslektaşlarımız,
Kıbrıs Türk Tabipleri Birliği olarak geçtiğimiz yıl başlattığımız dijitalleşme projesiyle, üyelerimizin Birlik ile ilgili işlemlerini daha kolay, hızlı ve güvenli biçimde yapabilmelerini hedefliyoruz.
Amacımız, mevcut belgelerin bilgisayar ortamına aktarılmasının yanı sıra üyelerimizin ihtiyaç duydukları belgelere çevrim içi ulaşabildiği, aidatlarını ödeyebildiği, başvurularını ve yazışmalarını takip edebildiği bütünlüklü bir sistem oluşturmaktır. Böylece hem üyelerimizin işlemlerini kolaylaştırmayı hem de KTTB’nin evrak ve iş yükünü azaltmayı amaçlıyoruz.
Uzun vadede, işlemlerin mümkün olduğunca kâğıt kullanılmadan yürütülmesini ve KTTB’nin e-Devlet ile diğer ilgili dijital sistemlerle bağlantı kurabilecek bir altyapıya kavuşmasını hedefliyoruz.
Proje üç temel bölümden oluşmaktadır:
1. Mevcut evrakların ve üye dosyalarının dijital ortama aktarılması
İlk bölüm, KTTB’de bulunan mevcut evrakların ve üyelerimize ait özlük dosyalarının aşamalı olarak dijital ortama aktarılmasını kapsamaktadır.
Bu çalışmayla belgelerin herhangi bir kayba uğramadan, düzenli ve güvenli biçimde korunmasını ve ihtiyaç duyulduğunda kolayca bulunabilmesini hedefliyoruz. Mevcut arşivin büyüklüğü ve üye dosyalarının çokluğu nedeniyle bu süreç, dikkatli ve aşamalı biçimde yürütülmektedir. Bu nedenle arşivin tamamının dijital ortama aktarılması zaman alacaktır.
2. Üyelerimize özel çevrim içi işlem alanının oluşturulması
İkinci bölüm, üyelerimizin kendilerine ait kullanıcı adı ve şifreyle giriş yapabilecekleri özel bir alanın oluşturulmasını kapsamaktadır.
Bu alan tamamlandığında üyelerimizin:
– KTTB’de bulunan özlük dosyalarına erişebilmeleri,
– Aidat ödemelerini çevrim içi yapabilmeleri,
– Birlik ile ilgili başvuru ve yazışmalarını takip edebilmeleri,
– İhtiyaç duydukları belgeleri görüntüleyip indirebilmeleri hedeflenmektedir.
Böylece birçok işlem, Birlik binasına gelmeye veya ayrıca belge talebinde bulunmaya gerek kalmadan internet üzerinden yapılabilecektir.
3. Kâğıtsız çalışan ve diğer dijital sistemlerle bağlantı kurabilen bir KTTB
Üçüncü bölüm, KTTB tarafından düzenlenen tüm belgelerin dijital ortamda hazırlanmasını, çevrim içi doğrulanabilmesini ve ilgili kurumların sistemleriyle gerekli bağlantıların kurulabilmesini kapsamaktadır.
Bu doğrultuda, başta üyelik belgeleri olmak üzere Birliğimiz tarafından verilen belgelere karekod eklenmesi hedeflenmektedir. Belge üzerindeki karekod, bu özelliği destekleyen telefonların kamerasıyla ek bir uygulamaya ihtiyaç duyulmadan okutulabilecek ve belgenin çevrim içi doğrulanması sağlanacaktır. Böylece belgeyi alan kurum veya kuruluş, doğrulama işlemini kolayca gerçekleştirebilecektir.
Bu altyapı, KTTB’nin e-Devlet ve kurulması planlanan İlaç Takip Sistemi (İTS) gibi uygulamalarla bağlantı kurmasını da kolaylaştıracaktır. İlgili kurum ve kuruluşlarla gerekli bilgi paylaşımının, yetki sınırları ve kişisel verilerin korunması ilkeleri çerçevesinde yürütülmesi hedeflenmektedir.
Şu anda hangi aşamadayız?
Projenin altyapısında önemli ilerlemeler kaydedilmiştir. Bu kapsamda üyelik belgelerimiz güncellenmiş, hem Türkçe hem de İngilizce olarak düzenlenmiş ve karekodlu hâle getirilmiştir.
Bununla birlikte, yukarıda belirtilen işlevlerin tamamı henüz kullanıma açılmamıştır. Arşivin dijitalleştirilmesi, üyelere özel işlem alanının geliştirilmesi ve diğer sistemlerle bağlantıların kurulmasına yönelik çalışmalar devam etmektedir.
Mevcut kayıtların korunmasını, yeni sistemlerin geliştirilmesini ve farklı işlemlerin birbiriyle uyumlu hâle getirilmesini gerektiren bu proje, uzun soluklu bir çalışmadır. Yeni aşamalar tamamlandıkça kullanıma açılan hizmetleri ve bu hizmetlerden nasıl yararlanabileceğinizi sizlerle paylaşacağız.
Kişisel verilerin korunması ve bilgi güvenliği
Projenin tüm aşamalarında üyelerimizin kişisel verilerinin korunması ve bilgi güvenliği gözetilmektedir. Bu doğrultuda, kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuat dikkate alınmaktadır. Gerekli denetimler KTTB tarafından yürütülürken teknik güvenlik önlemleri yüklenici firma tarafından düzenli olarak kontrol edilmekte ve güncel tutulmaktadır.
Hedefimiz, üyelerimizin belge ve işlemlerine güvenli biçimde ulaşabildiği, Birlik ile iletişimini ve işlem takibini kolayca sürdürebildiği bir dijital yapı oluşturmaktır.
Çalışmalarımız ilerledikçe sizleri bilgilendirmeye devam edeceğiz.
Saygılarımla,
Dr. Erdem Beyoğlu
KTTB Yönetim Kurulu Üyesi
Dijitalleşme Sorumlusu
